Le chargé de projet evènementiel organise, coordonne un évènement de A à Z et s’assure que celui-ci se déroule bien. Du choix des emplacements au jour de l’évènement (congrès, réunions d’entreprise, réceptions, mariages, cérémonies privées…), il/elle a plusieurs cordes à son arc et peut avoir comme clients des particuliers ou des entreprises.

• Comprendre les attentes du client de chaque événement
• Planifier et définir le périmètre d’un événement en tenant compte des contraintes financières et temporelles
• Rencontrer les parties prenantes de l’événement pour mieux comprendre le but et les objectifs de l’événement
• Choisir, réserver des lieux et les inspecter
• Embaucher des prestataires et programmer des intervenants
• Travailler avec les fournisseurs pour obtenir des offres et déterminer les meilleurs ajustements pour le budget et les objectifs de l’événement
• Négocier les contrats avec les fournisseurs
• Coordonner la logistique et les services de l’événement (équipements, musique, nourriture, boissons, transport, hébergement…)
• S’assurer que les fournisseurs sont payés
• Effectuez les dernières vérifications le jour de l’événement
• Agir rapidement pour résoudre les problèmes, en gardant son calme
• Soumettre des questionnaires d’évaluation de la qualité de l’évènement

Ces professionnels passent du temps dans leurs bureaux et sur les lieux de l’évènement. Le travail est exigeant et demande de la rapidité dans l’exécution. Ils coordonnent plusieurs aspects d’un événement à la fois. Des heures supplémentaires sont souvent nécessaires notamment les soirs et les week-ends dans les périodes précédemment les événements.